Tác giả: admin

• Người có chức vụ cao nhất ngồi bên phải hàng ghế sau của xe, tiếp đó là người quan trọng thứ 2 ngồi ở vị trí tay trái người lãnh đạo cấp cao
• Trong trường hợp đặc biệt có thể xếp ba người ngồi ghế sau nhưng người ngồi giữa là người có chức vụ thấp hơn so với hai người ngồi bên cạnh
• Cán bộ nhân viên đi cùng ngồi trên ghế cùng hàng với lái xe
• Cán bộ nhân viên đi cùng, khi xe dừng, xuống xe trước và mở cửa cho lãnh đạo
• Lãnh đạo có phu nhân đi cùng thì phu nhân ngồi ở vị trí danh dự, lãnh đạo ngồi bên tay trái phu nhân và khi dừng xe cán bộ đi cùng xuống trước mở cửa xe cho phu nhân, phu nhân xuống trước, sau đó cán bộ lãnh đạo xuống sau.

1. Sử dụng danh thiếp

• Cần chuẩn bị trước một ít danh thiếp để khi mới gặp lần đầu có thể trao được danh thiếp ngay/khi đến buổi tiếp khách
• Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm, có thể dùng để thăm hỏi, cảm ơn
• Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn
• Không viết những thông tin khác trên danh thiếp
• Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của PetroVietnam

2. Cách trao, đổi danh thiếp

• Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước
• Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện
• Đứng lên khi đưa danh thiếp, đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể lưu nhớ luôn dễ dàng mọi thông tin sau khi nhận
• Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp
• Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp
• Nếu cần thiết, hỏi thông tin về cách phát âm tên hoặc bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp
• Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất
• Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm
• Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp
• Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải

1. Nghi thức cuộc họp

• Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu
• Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp. Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu
• Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp
• Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh
• Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thoả mãn 2 điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu và không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
• Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 5 phút.
• Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại…
• Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp
• Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình
• Tránh ngắt lời người khác
• Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến
• Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu

2. Chỗ ngồi trong buổi họp

Trong các buổi họp có đối tác

• Lãnh đạo cấp cao của Tập đoàn ngồi vào ghế chủ toạ
• Đối tác ngồi đối diện với Lãnh đạo
• Người quan trọng thứ hai của Tập đoàn ngồi phía bên tay phải của lãnh đạo Tập đoàn
• Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác
• Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn)

Trong các buổi họp nội bộ

• Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào
• Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí ngay bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo
• Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo
• Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).

1. Nơi làm việc

Đối với nơi làm việc của cá nhân

• Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng
• Sắp xếp các thiết bị phục vụ công việc vận dụng cá nhân gọn gàng, khoa học
• Khi đứng dậy khỏi nơi làm việc, tài liệu phải được xếp lại ngay ngắn
• Phân loại, lưu trữ tài liệu nghiên cứu, phục vụ công việc khoa học, thuận tiện khi tra cứu.

Đối với môi trường làm việc chung

• Chủ động giữ gìn công sở xanh, sạch, đẹp hoặc liên hệ với bộ phận có trách nhiệm để kịp thời xử lý những vấn đề có liên quan đến vệ sinh chung của công ty.
• Không vứt rác bừa bãi, không hút thuốc và ăn quà vặt tại nơi làm việc
• Không tụ tập, tán gẫu, trò chuyện ồn ào gây ảnh hưởng đến người xung quanh

2. Tác phong

CBCNV tuân thủ mặc đồng phục theo quy định, đeo biển hiệu tên của mình trong thời gian làm việc và trong khi đi giao dịch công tác

Nam giới

• Tóc không được che hết khuôn mặt
• Tóc không được che hết tai
• Tóc không được phủ hết cổ áo
• Râu và ria mép cần được tỉa gọn gàng
• Đồng phục gọn gàng, sáng sủa, phẳng nếp

Nữ giới

• Tóc không được che lắp khuôn mặt
• Kiểu tóc gọn gàng, tránh dùng những ruy băng, đồ trang trí rườm rà trên tóc
• Đồng phục gọn gàng, sáng sủa, phẳng nếp
• Cách trang điểm nhẹ nhàng, thanh thoát
• Tác phong giao tiếp ứng xử văn minh, lịch sự
• Đi đứng trong tư thế đàng hoàng, đĩnh đạc, chững chạc, không quá vội vàng hấp tấp nhưng cũng không quá chậm chạp
• Không để tay trong túi quần trong quá trình giao tiếp
• Phải biết nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ
• Đi lại đóng mở cửa nhẹ nhàng
• Khi đi lại trong công ty không khoác vai, nắm tay nhau, nhìn chằm chằm vào ai hoặc chỉ trỏ vào phòng làm việc
• Gặp chỗ chật chội phải nhường bước, nếu muốn vượt lên cần xin phép
• Không dựa vào tường hay bất cứ vật gì xung quanh khi nói chuyện

3. Khi làm việc

• Đi làm đúng giờ
• Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm
• Liên lạc trước với cán bộ quản lý khi vắng mặt hay đi làm muộn
• Luôn ý thức được hành vi của mình
• Cố gắng để lời nói ngắn gọn, dễ nghe. Tránh cắt ngang người khác hoặc gây ra sự hài hước khiến người khác bực mình
• Không rời chỗ làm trong thời gian làm việc trừ trường hợp phải đi giao dịch công việc hoặc trong trường hợp cần thiết
• Tránh cản trở người khác trong quá trình làm việc
• Tỏ thái độ vui vẻ, không biểu lộ vấn đề cá nhân khi làm việc
• Tắt hết thiết bị điện và đặt các thiết bị an toàn vào đúng chỗ quy định và chào tạm biệt trước khi rời văn phòng

Trong khi nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ – Kết thúc cuộc gọi: bằng một lời chào hoặc cám ơn và đặt máy nhẹ nhàng – Đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông làm ảnh hưởng đến người xung quanh …..

1. Trả lời không quá 3 tiếng chuông
2. Khi gọi đi, câu đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh
3. Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alô + Tên mình + xin nghe
4. Trong khi nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ.
5. Không nên tranh cãi trên điện thoại. Nếu cần thiết hãy giữ thái độ bình tĩnh
6. Giọng nói thật lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rõ ràng, rành mạch để người khác có thể hiểu được ý mình định nói
7. Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác khi biết người ta định nói gì trước
8. Kết thúc cuộc gọi: bằng một lời chào hoặc cám ơn và đặt máy nhẹ nhàng
9. Đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông làm ảnh hưởng đến người xung quanh (đặc biệt là đối với điện thoại di động)
10. Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể

Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng; Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào; Mỉm cười thể hiện sự thân thiện; Ánh mắt cười thân thiện bày tỏ thiện chí sau khi chào hỏi; Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.

1. Cách chào hỏi:

• Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng
• Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào
• Mỉm cười thể hiện sự thân thiện
• Ánh mắt cười thân thiện bày tỏ thiện chí sau khi chào hỏi
• Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng

• Thứ tự ưu tiên chào: Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại; Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước

2. Cách thức bắt tay

Dùng một tay và chủ yếu dùng tay phải để bắt tay

Khi bắt tay, mắt nhìn thẳng vào mắt người đó (tránh nhìn vào mắt người đối diện nếu đó là Chủ tịch nước hay người đứng đầu cộng đồng tôn giáo)

Bắt tay với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người (phụ nữ có thể ngồi) hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau. Chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự nồng ấm thân thiết

Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Khi ở vị trí xã hội thấp hơn, cần chờ đối tác chìa tay trước

Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay

Không tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ dù rằng đối tượng quan trọng đến mức nào

Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần, lắc lia lịa, bắt tay kèm theo cười nói oang oang, huênh hoang, toe toét, giơ cả hai tay

Không buông thõng hoặc thả lỏng tay hoặc biểu hiện sự hời hợt khi bắt tay